Projektmanagement-Software erfolgreich einführen

Die Einführung von Projektmanagement-Tools führt nur dann zum gewünschten Erfolg, wenn die spezifischen Anforderungen und Eigenheiten der Organisation beachtet werden. Und das Vorhaben muss als Projekt geplant und professionell geführt wird.

 

Einige zentrale Fragen auf dem Weg dahin:

  • Welche Ziele verfolgen wir mit der Einführung einer professionellen Projekt- und Projektportfolio-Management-Software?

  • Wie erfolgt bei uns die Planung und Steuerung der Projekte und die Ressourcenplanung heute? Wo bestehen Probleme, welches sind die Potenziale?

  • Wer soll welche Hauptverantwortung tragen beim Projektportfolio-Management und insb. beim Ressourcenmanagement? Wie zentralisiert bzw. dezentral erfolgt die Planung?

  • Welche Planungs-/Unterstützungsstellen mit welchen Rollen sehen wir vor?

  • Wer benötigt welche Informationen für rasche und fundierte Entscheide?

  • Welche Anforderungen muss die Software erfüllen?

  • Welche Tools auf dem Markt decken diese Anforderungen am besten ab?

  • Sind Schnittstellen erforderlich, und wie sind diese zu gestalten?

  • Und ganz besonders: Wie ist der Planungsprozess – Schritte und Rollen – mit Blick auf die Ziererreichung zu gestalten?

Der Entscheidung für ein neues Projektmanagement- oder Projektportfoliomanagement-Tool sollte in jedem Fall einePilotierungsphase vorausgehen. Die Einführung sollte in mehreren Schritten erfolgen, auf die jeweils eine kritische Analyse und Optimierung folgt.


Der folgende Katalog möglicher Anforderungen kann als Ausgangspunkt für die Erstellung eines spezifischen Anforderungsprofils dienen: Anforderungen an Projektportfolio-Management-Software


Neben all diesen Anforderungen muss die Einfachheit der Bedienung des Tools durch den normalen User höchste Priorität erhalten. Einschliesslich der Möglichkeit, die Software an die Bedürfnisse der Organisation und des Benutzers anzupassen. Im Zweifelsfall kommt Einfachheit und Akzeptanz vor Vollständigkeit der Funktionalität.

Weiterführende Hinweise zum Thema finden sich im Fachartikel zum Thema Software-Evaluation oder im ausführlicheren Whitepaper in Abschnitt 7 Der Weg zum funktionierenden System.